Mách bạn cách từ chối phỏng vấn lịch sự và để lại ấn tượng tốt

Có nhiều lý do sau khi đã nhận được thư mời phỏng vấn nhưng chúng ta không muốn đến phỏng vấn nữa. Nếu rơi vào tình huống này, bạn nên lịch sự trả lời từ chối phỏng vấn thay vì…. “đánh bài chuồn”. Trong bài viết sau, Vua Nệm sẽ hướng dẫn cho bạn cách từ chối phỏng vấn lịch sự và để lại ấn tượng tốt, không ảnh hưởng tới danh tiếng hay cơ hội việc làm của bạn trong tương lai. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Gợi ý cách từ chối lời mời phỏng vấn tinh tế và lịch sự

Thông thường, lời từ chối phỏng vấn sẽ được gửi qua mail hoặc gọi điện trực tiếp. Bạn tránh viết tin từ chối phỏng qua tin nhắn vì hành động này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây, Vua Nệm gợi ý cho bạn cách từ chối phỏng vấn thật khéo: 

1.1. Hướng dẫn từ chối phỏng vấn qua điện thoại

Những tiêu chí quan trọng cần có trong 1 đoạn hội thoại thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn sẽ không tham gia phỏng vấn qua điện thoại là: 

1.1.1. Không vội vàng từ chối ngay

Hãy tạo ấn tượng tích cực khi nghe điện thoại bằng việc không vội vàng nói lời từ chối. Thay vào đó hãy đón nhận thông tin mời phỏng vấn một cách lịch sự. Việc từ chối ngay lập tức sau khi nghe xong sẽ làm đối tác cảm thấy không được tôn trọng. Đây là 1 cách từ chối khéo léo có thể áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau khi người nghe nhận được 1 lời mời về điều gì đó họ không có hứng thú.

1.1.2. Kiên nhẫn lắng nghe

Khi cuộc gọi bắt đầu, nhà tuyển dụng sẽ chào và xác nhận bạn là [tên ứng viên], sau đó họ có thể hỏi bạn đang làm việc ở đâu hoặc đã có công việc mới chưa. Hãy luôn thể hiện phản ứng tích cực, kiên nhẫn lắng nghe thông tin mà nhà tuyển dụng muốn chia sẻ.

Nhà tuyển dụng có thể giới thiệu về họ và công ty, sau đó mới đến phần mời phỏng vấn. Dù thông tin có thể dài và bạn đã quyết định không tham gia phỏng vấn (khi bạn nghe tên công ty hoặc đã có việc làm khác), bạn vẫn cần lắng nghe một cách tôn trọng. Điều này là một phép lịch sự tối thiểu mà mọi ứng viên cần có.

Dưới đây là một số mẫu hội thoại mà bạn có thể sử dụng khi từ chối phỏng vấn qua điện thoại:

• Từ chối trực tiếp: 

“Dạ tiếc quá, từ khi gửi CV, em đã rất mong muốn có cơ hội tham gia phỏng vấn tại công ty. Tuy nhiên, em vừa nhận được một công việc mới. Em cảm ơn anh/chị và công ty đã xem xét và tạo điều kiện cho em. Rất tiếc là hiện tại chúng ta không có cơ hội hợp tác. Em hy vọng rằng anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này”.

• Từ chối gián tiếp: 

“Em rất cảm ơn vì anh/chị/công ty đã liên hệ lại. Liệu anh/chị có thể gửi cho em thông tin chi tiết qua email không ạ? Em sẽ phản hồi nhanh nhất có thể”. Sau đó, bạn sẽ phản hồi từ chối phỏng vấn qua email. 

“Có thể em xin thêm thời gian để suy nghĩ không ạ? Hiện tại, em có thể tham gia phỏng vấn vào thời gian đó, nhưng cũng có thể xảy ra những tình huống bất ngờ em cần sắp xếp lại. Em có thể liên lạc lại với anh/chị qua số điện thoại này, phải không ạ?”. Sau đó, bạn sẽ phản hồi thông tin từ chối phỏng vấn thông qua mail hoặc gọi điện trực tiếp để từ chối phỏng vấn (sau khi đã chuẩn bị phần trả lời sao cho lịch sự nhất).

Nguyên tắc chung là hãy luôn nhớ cảm ơn và bày tỏ mong muốn hợp tác vào lần sau. Với thái độ thân thiện và nhiệt tình như vậy, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không thể tìm ra bất kỳ lỗi gì để bắt bẻ. Thậm chí họ sẽ tiếc nuối vì đã bỏ lỡ 1 ứng viên hoàn hảo như bạn!

1.2. Từ chối phỏng vấn qua email

Từ chối phỏng vấn qua email luôn là lựa chọn phổ biến nhất. Khi gửi email từ chối lời mời phỏng vấn, có những yếu tố khác biệt so với việc giao tiếp qua điện thoại, bởi vì một bên là ngôn ngữ viết còn một bên là ngôn ngữ nói. Để email từ chối lời mời phỏng vấn trở nên lịch sự, chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến các yếu tố sau:

1.2.1. Trả lời email từ chối phỏng vấn trực tiếp trên email mời phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã gửi trước đó

Điều này đảm bảo rằng email của bạn sẽ không bị cho vào hộp thư rác. Bên cạnh đó nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin về việc ứng viên nào đã xác nhận tham gia phỏng vấn và ứng viên nào đã từ chối. Đó là chưa kể đến việc tiết kiệm thời gian so với việc soạn 1 email hoàn toàn mới. Bạn cũng tránh được trường hợp viết nhầm địa chỉ email của nhà tuyển dụng. 

1.2.2. Tuân thủ cấu trúc chuẩn của email giao tiếp công việc và mang tính chuyên nghiệp

Dù là một email từ chối lời mời phỏng vấn, nó vẫn phải được viết một cách chuyên nghiệp, với đầy đủ các phần nội dung chính và được định dạng rõ ràng. Hãy chú ý đến tiêu đề email, lời chào đầu thư gửi nhà tuyển dụng, nội dung chính và kết thúc thư kèm theo chữ ký cùng thông tin liên lạc cá nhân. Sau khi viết xong, bạn nên định dạng email sao cho các đoạn có khoảng cách rõ ràng, dễ dàng đọc và theo dõi.

1.2.3. Bắt đầu email bằng lời cảm ơn vì đã nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng về việc ứng tuyển hoặc cơ hội phỏng vấn

Thay vì viết ngay từ đầu rằng “Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí] vì lý do cá nhân”, hãy bắt đầu bằng một lời cảm ơn chân thành vì đã được trao cơ hội phỏng vấn.

1.2.4. Trình bày lý do phù hợp (nếu cần thiết)

Nếu bạn muốn đề cập đến lý do không tham gia phỏng vấn, hãy viết thật rõ ràng, súc tích để giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về tình huống của bạn, tránh việc họ phải liên hệ lại để hỏi về thông tin này thêm lần nữa.

Dù vậy, bạn chỉ nên nói ngắn gọn về lý do, không nên sa đà vào chi tiết. Đặc biệt là cung cấp những thông tin quá riêng tư, nhạy cảm (như việc ở xa, lương thấp, công ty khác có mức lương cao hơn, công ty gặp “phốt”,…). Nguyên tắc là nói càng ít càng an toàn.  

1.2.5. Thể hiện sự tiếc nuối

Trong phần tiếp theo của email từ chối lời mời phỏng vấn, hãy diễn đạt sự tiếc nuối của bạn vì bạn rất trân trọng cơ hội công việc nhưng tiếc là lần này chưa thể hợp tác.

1.2.6. Mong được thông cảm

Khi nhà tuyển dụng đã lên kế hoạch cho cuộc phỏng vấn, việc bạn không thể tham phỏng vấn sẽ buộc họ phải mất thời gian điều chỉnh lại kế hoạch và thông báo thông tin đến phòng ban đang cần tuyển dụng. Vì vậy, hãy bày tỏ sự tiếc nuối và mong được thông cảm để nhà tuyển dụng không có cảm giác khó chịu khi nhận được mail. 

1.2.7. Bày tỏ khao khát giữ quan hệ và hợp tác trong tương lai

Có thể trong tương lai, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với bạn nếu có những cơ hội công việc khác phù hợp với bạn. Hãy thể hiện sự quan tâm và mong muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng bằng cách kết thúc email bằng lời nói rằng bạn rất mong có cơ hội hợp tác trong tương lai.

1.2.8. Kết thúc email một cách lịch sự

Cuối cùng, hãy kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp và lời cảm ơn. 1 lời chúc tốt đẹp đến nhà tuyển dụng, công ty sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tích cực. Đừng quên nhấn mạnh bạn hy vọng có được cơ hội gặp gỡ và làm việc với họ trong tương lai.

2. Gợi ý 1 số mẫu email từ chối phỏng vấn

Mời bạn tham khảo 1 số mẫu email từ chối phỏng vấn lịch sự, gây được thiện cảm dưới đây nhé!

2.1. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản

Kính gửi (Hoặc Dear) [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Em cảm ơn quý công ty rất nhiều vì đã trao cho em cơ hội tham gia cuộc phỏng vấn vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, em xin phép rút đơn xin việc khỏi vị trí này do một số lý do cá nhân.

Em chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian để xem xét đơn xin việc (hoặc CV) của em. Hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. 

Em chúc công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.

Trân trọng,
[Tên]
Địa chỉ email của bạn]
[Số điện thoại của bạn]

2.2. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn vì đã nhận lời mời nhận việc từ công ty khác

Kính gửi (Hoặc Dear) [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Em viết mail này để bày tỏ lòng biết ơn về cơ hội phỏng vấn tại [Tên công ty] cho vị trí [tên chức danh công việc]. Trong thời gian chờ đợi phản hồi cho vị trí này, em đã nhận được một lời mời làm việc từ một doanh nghiệp khác. Dó đó, em xin phép từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.

Chúc cho công ty của anh/chị luôn thành công, phát đạt. Em hy vọng có cơ hội gặp gỡ và hợp tác với anh/chị trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
[Số điện thoại của bạn]

2.3. Mẫu email từ chối phỏng vấn vì đã nhân công việc khác bằng tiếng Anh 

Dear Mr/ Ms/ Mrs [Name]/ Dear [Company Name/ Department],

I am writing to express my sincere appreciation for the opportunity extended to me for an interview at [Company Name] for the position of [Job Title]. Your consideration and interest in my application are truly valued.

After careful consideration and evaluation of my current circumstances, I regret to inform you that I am unable to proceed with the interview as planned

I want to express my gratitude for your time and effort in reviewing my application and extending the interview invitation. I am genuinely honored by your interest in my candidacy. It is my sincere hope that you will keep my CV in mind for any future opportunities that may arise within [Company Name].

Once again, I would like to thank you for considering me for the interview.

Warmest regards,

[Your Full Name]
[Email Address]
[Phone Number]

Trên đây Vua Nệm đã mách cho bạn cách từ chối phỏng vấn sao cho thật lịch sự, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong những tình huống này nhé!

XEM THÊM:

• Mặc gì khi đi phỏng vấn? TOP 11+ cách phối đồ cho nam và nữ
• Sở đoản là gì? Trình bày sở đoản như thế nào để được đánh giá cao?
• Sở trường là gì? Một số sở trường mà nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm