KPI là gì? Hướng dẫn cách xây dựng KPI chuẩn, hiệu quả

Cho đến thời điểm hiện tại, rất nhiều cơ sở kinh doanh, công ty, nhà hàng đã áp dụng KPI nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà bất kỳ ai cũng đều hiểu rõ về thuật ngữ này. Bạn đã biết KPI là gì hay chưa? Làm thế nào để có thể xây dựng KPI hiệu quả? Hãy tiếp tục tìm hiểu bài viết sau đây để giải đáp những thắc mắc kể trên nhé.

1. Tìm hiểu khái niệm KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ tiếng anh Key Performance Indicator, tức chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Thông thường, khái niệm này được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng để phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc một bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp, nhà hàng, cơ sở sản xuất, văn phòng…

Thông qua KPI, các chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể và công bằng. Không chỉ có vậy, chỉ số này còn là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các chế độ thưởng phù hợp cho từng cá nhân.

Đối với người lao động, KPI sẽ giúp họ biết được mức độ hoành thành công việc, đồng thời còn tạo động lực để mọi người cố gắng làm việc tốt hơn, phấn đấu để đạt được mục tiêu nhất định. Cho đến thời điểm hiện tại, các cơ sở áp KPI vào quá trình làm việc đã thu lại được những hiệu quả rất cao.

2. Vai trò trong doanh nghiệp của KPI là gì?

Như những thông tin vừa được chia sẻ bên trên, KPI có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất của người lao động và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Vì thế, chỉ số đánh giá này thực sự mang đến rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Vậy vai trò của KPI là gì?

2.1. Áp KPI giúp đánh giá chính xác năng lực người lao động

Ở thời điểm hiện tại, để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, một công cụ quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng chính là chỉ số KPI. Tuy nhiên, không phải KPI nào cũng phù hợp với mọi hoạt động kinh doanh cũng như vị trí công việc. 

Đó chính là lý do vì sao khi xây dựng KPI, tất cả các doanh nghiệp đều cần phải căn cứ kỹ càng vào tình hình kinh doanh hiện tại cũng như đặc điểm công việc của từng cá nhân, phòng ban. Mục tiêu hướng đến là có thể đưa ra những chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể và khả thi. Điều này sẽ góp phần tạo động lực cho nhân viên và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2.2. Giúp các công ty, cửa hàng dễ dàng hoạch định lại chiến lược kinh doanh

Sau khi tìm hiểu qua khái niệm KPI là gì chắc hẳn bạn cũng đã biết, để đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần phải đo lường được các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) – các chỉ số đo lường hiệu quả công việc. 

Lúc này, chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp biết được kênh, phòng ban cũng như nhân viên nào đang mang lại doanh số cao nhất, có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nhiều nhất. Từ đó có thể xác định được vị trí hoạt động không hiệu quả cần cắt bỏ hoặc điều chỉnh. 

2.3. Tạo môi trường học hỏi cho toàn bộ nhân viên

Có thể bạn không ngờ đến nhưng KPI chính là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một nền văn hóa học tập sôi nổi trong tổ chức của mình. Thông qua việc đặt ra các mục tiêu và đánh giá hiệu quả của từng cá nhân, chỉ số KPI sẽ khuyến khích sự giao tiếp và chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên để có thể cùng nhau hoàn thành các nhiệm vụ được giao dễ dàng.

3. KPI thường được phân loại như thế nào?

Về yêu cầu, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu và mục đích để có thể theo dõi và đề ra KPI phù hợp. Việc lựa chọn đúng loại KPI ngay từ đầu sẽ là “bàn đạp” cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Nên nhớ rằng mỗi bộ phận trong công ty nên có cho mình chỉ số KPI khác nhau để đáp ứng các nhiệm vụ khác nhau. Hiện tại, KPI được chia thành 05 loại chính:

3.1. Nhóm KPI kinh doanh

KPI kinh doanh là những chỉ số giúp doanh nghiệp kiểm tra được mức độ hoàn thành các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Thông qua việc theo dõi chỉ số KPI này, từng đơn vị có thể điều chỉnh các quy trình làm việc và nhận biết được những lĩnh vực cần cải thiện để tăng trưởng tốt nhất.

3.2. Nhóm KPI tài chính

Như được biết, lãnh đạo và bộ phận tài chính của doanh nghiệp sẽ trực tiếp theo dõi KPI tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các chỉ số này phản ánh khả năng sinh lời và tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp. Thông qua những thông tin này, các đơn vị có thể nhận biết các thách thức và cơ hội trong quá trình kinh doanh.

3.3. Nhóm KPI tiếp thị

Đội ngũ nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp cần theo dõi loại KPI này để đo lường hiệu quả các kênh tiếp thị khác nhau. Về cơ bản, KPI tiếp thị sẽ cung cấp các số liệu quan trọng về khả năng thu hút và chuyển đổi khách hàng mới của đội ngũ tiếp thị.

3.4. Nhóm KPI bán hàng

Để đo lường hiệu quả của hoạt động bán hàng và kinh doanh, các doanh nghiệp cần sử dụng loại KPI bán hàng. Như được biết, đây chính là các chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu và kế hoạch từ dữ liệu bán hàng của nhân viên. 

Bên cạnh đó, các KPI bán hàng cũng giúp ban lãnh đạo có thể theo sát kết quả và tốc độ tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Không quá khi nói rằng đây chính là yếu tố then chốt để đánh giá chất lượng của toàn bộ quy trình bán hàng và kinh doanh.

3.5. Nhóm KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án là các chỉ số trọng yếu mà các nhà quản lý dự án sử dụng để đánh giá hiệu quả và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Các KPI này giúp doanh nghiệp xác định mức độ thành công và mức độ đáp ứng yêu cầu của dự án, từ đó có thể nắm rõ thông tin và cải thiện liên tục quy trình quản lý dự án.

4. Hướng dẫn cách xây dựng KPI hiệu quả, đúng chuẩn trong doanh nghiệp

Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp không quá phức tạp, bạn có thể áp dụng theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp: Hiểu rõ mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp sẽ giúp bạn đặt ra các chỉ số KPI phù hợp.
• Chọn các chỉ số phù hợp: Cần phải đảm bảo lựa chọn các chỉ số KPI theo đúng mục tiêu, chiến lược, ngành nghề và giai đoạn của doanh nghiệp. Ngoài ra, các chỉ số KPI cần được định lượng, khả thi, liên quan và có thời gian hoàn thành rõ ràng.
• Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cho từng nhóm công việc: Mỗi nhóm công việc đều cần phải có các mục tiêu và chỉ tiêu rõ ràng để có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động chính xác.
• Tổ chức và triển khai hệ thống KPI: Cần phải xác định rõ người phụ trách các chỉ số KPI, phân công trách nhiệm và phát triển kế hoạch triển khai hệ thống KPI cụ thể.
• Theo dõi và đánh giá KPI: Đây là việc làm cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp điều chỉnh khi cần thiết.
• Thích nghi và cải tiến hệ thống KPI: Cần phải điều chỉnh và cải tiến hệ thống KPI định kỳ để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, bắt kịp sự phát triển của thị trường và công nghệ.

XEM THÊM:

• Trí tuệ nhân tạo AI là gì? Cách thức hoạt động và ưu nhược điểm
• SWOT là gì? Mách bạn cách xây dựng mô hình SWOT hiệu quả
• Brainstorming là gì? 5 bước thực hiện brainstorming hiệu quả

Bạn thấy đấy, để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả không quá khó. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần phải có sự hợp tác giữa các bộ phận và tạo được sự đồng thuận chung về mục tiêu cũng như cách định lượng chỉ số KPI. Hy vọng sau khi xác định rõ KPI là gì bạn có thể xây dựng được kế hoạch hoạt động cụ thể cho công ty của mình.