Multitasking là gì? Cách để thực hiện những công việc đa nhiệm một cách hiệu quả 

Quản lý thời gian cùng khả năng cân bằng nhiều công việc cùng một lúc là cách để giúp bạn làm tốt nhiều việc trong sự nghiệp và cuộc sống hàng ngày. Trong cuộc sống hiện đại, làm công việc đa nhiệm đang ngày càng trở nên phổ biến, đó cũng là lý do mà kỹ năng multitasking được đánh giá rất cao. Vậy multitasking là gì? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

1. Multitasking là gì?

Multitasking là từ tiếng Anh khi được dịch sang tiếng Việt là đa nhiệm, có nghĩa là làm nhiều công việc ở cùng một lúc trong khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn như, bạn vừa làm công việc chính ở công ty, vừa làm thêm công việc Freelancer ở ngoài. Hoặc ngay cả khi bạn đang ăn trưa nhưng điện thoại và laptop vẫn bật để làm việc… Hay đơn giản là bật máy tính ở nhiều tab khác nhau, thực hiện kiểm tra, báo cáo nhiều dự án cùng một lúc. 

Ở trong cuộc sống, multitasking được ứng dụng như vừa xem phim vừa ăn uống, vừa tập thể dục vừa nghe nhạc, vừa rửa chén trong lúc cho quần áo vào máy giặt…

2. Những lợi ích của Multitasking mang đến cho công việc và cuộc sống

Trong sự hối hả của nhịp sống hiện đại, multitasking là một kỹ năng cần thiết, chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích mà chúng mang lại, đó là:

Tiết kiệm thời gian

Kỹ năng đa nhiệm sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách thực hiện những công việc khác nhau trong cùng một lúc. Điều này giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian để thực hiện những công việc khác, đồng thời cho thấy sự linh hoạt, khéo léo của bạn khi biết sắp xếp các đầu mục việc cần thực hiện một cách hợp lý. 

Tiết kiệm chi phí

Hiện nay, đây là một trong những kỹ năng được nhà tuyển dụng đánh giá rất cao khi tuyển dụng nhân sự, nhất là đối với công ty startup còn hạn chế về nguồn lực và chi phí. Theo đó, một nhân viên sẽ đảm bảo thực hiện nhiều công việc cùng một lúc thay vì phân công cho nhiều người.

Tăng hiệu quả công việc

Multitasking là kỹ năng cần thiết để bạn tăng hiệu quả công việc và cuộc sống. Trong một ngày bạn có thể làm được nhiều việc, tạo ra nhiều giá trị lợi ích cho chính bản thân và doanh nghiệp. 

3. Những ảnh hưởng tiêu cực của Multitasking 

Hiện nay vẫn có khá nhiều người nhận định rằng multitasking là phương pháp làm việc thiếu khoa học, bởi một người chỉ có thể hoàn thành công việc khi tập trung làm một nhiệm vụ duy nhất (single-task). Theo đó, chúng sẽ mang đến những tiêu cực sau: 

Não bộ trở nên hoạt động kém hiệu quả

Đa nhiệm cũng là lúc bạn yêu cầu não bộ của mình phân chia sự tập trung để có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Lúc này, não bộ có thể bị ảnh hưởng, hư hại khi bạn ép buộc chúng phải hoạt động hết công suất, từ đó gây ra sự căng thẳng và stress kéo dài. Ngoài ra, multitasking cũng tốn rất nhiều năng lượng và công sức hơn rất nhiều so với việc chỉ tập trung vào một mục tiêu duy nhất.

Theo một nghiên cứu từ đại học Sussex, họ phát hiện ra rằng những người thường xuyên làm đa nhiệm sẽ có mật độ não thấp hơn ở vùng não chịu trách nhiệm về sự kiểm soát nhận thức và kiểm soát cảm xúc. 

Giảm hiệu suất trong công việc

Khi thực hiện hai hay nhiều công việc trong cùng một lúc, não bộ rất khó dành sự chú ý của mình cho bất kỳ công việc nào. Với khả năng tập trung bị hạn chế, bạn rất dễ mắc sai lầm. Chẳng hạn như khi đang tham gia một cuộc học quan trọng, nhưng bạn vẫn tranh thủ để gửi Email cho khách hàng thì bạn sẽ không thể tiếp nhận những thông tin chính xác ở trong cuộc họp đó. Điều này khiến bạn mất thời gian để tìm kiếm và thực hiện công việc liên quan.

Làm mai một những kỹ năng

Cho đến hiện tại, hầu hết những nghiên cứu khoa học về multitasking đều xác nhận một điều rằng thực hiện đa tác vụ sẽ ảnh hưởng xấu đến con người. Việc đảm nhiệm nhiều chức năng trong cùng một lúc khiến cho não bộ không thể thực hiện những nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả. Việc chồng chồng chéo và lẫn lộn những thông tin là điều thường xuyên gặp phải, đồng thời cũng khiến kỹ năng đang dần bị mai một. 

4. Hướng dẫn sử dụng multitasking đạt hiệu quả tốt nhất

4.1. Sử Multitask cho công việc không quan trọng

Có thể nói multitasking sẽ không ảnh hưởng xấu đến công việc và cuộc sống khi đồng thời nâng cao năng suất khi bạn tận dụng chúng một cách hợp lý. Đó là:

Sử dụng cho những công việc không quan trọng, không đòi hỏi độ chính xác cao, kết quả đưa ra có thể sửa chữa và khắc phục được.

Công việc dễ dàng, không đòi hỏi não bộ hoạt động năng suất.

…

Theo đó, trong cuộc sống mọi người có thể làm nhiều hoạt động ở cùng một lúc như nấu ăn, nghe nhạc, xem phim, giải trí… mà không bị ảnh hưởng tiêu cực. Đối với công việc, bạn chỉ nên thực hiện kỹ năng multitasking với những nhiệm vụ đã thành thục và không đòi hỏi quá nhiều sự cố gắng.

4.2. Lập danh sách công việc cần làm cụ thể và chi tiết

Khi cần phải giải quyết nhiều công việc ở trong cùng một lúc, điều đầu tiên bạn nên làm chính là tạo một danh sách việc cần làm thật cụ thể và chi tiết. Việc đưa ra checklist công việc cụ thể sẽ giúp bạn sắp xếp đầu mục công việc một cách hệ thống, đồng thời đảm bảo bạn không quên những thành phần cụ thể của nhiệm vụ.

Sau đó, bạn hãy học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, đưa ra công việc nào thật sự quan trọng để ưu tiên thực hiện trước. Điều này sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì tiến độ làm việc khi đa nhiệm. 

>>>Đọc ngay: 13 mẹo chống buồn ngủ nơi công sở cực hiệu quả

4.3. Nhóm những công việc tương tự lại với nhau

Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng đa nhiệm là lựa chọn những công việc có tính chất giống nhau và gộp chúng lại thành một nhóm để giải quyết trong khoảng thời gian nhất định. 

Theo đó, khi thực hiện những công việc có tính chất giống nhau sẽ giúp cho não bộ dễ dàng làm quen và tiếp nhận thông tin hiệu quả hơn trong suốt khoảng thời gian làm việc. Sự tương đồng trong nhóm công việc cụ thể giúp bạn dễ chuyển trọng tâm hơn. 

4.4. Giảm tần suất kiểm tra những kênh giao tiếp

Những thông báo từ Email, tin nhắn trong group của đồng nghiệp hay khách hàng sẽ kéo chúng ta khỏi mạch làm việc. Vậy nên giữa việc trả lời những kênh giao tiếp và công việc hiện tại, bạn nên chọn thứ tự ưu tiên và hoàn thành nó trước. 

Xây dựng phong thái làm việc chuyên nghiệp bằng cách cắt giảm những tác nhân khiến bạn phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại, từ bỏ thói quen hóng chuyện và tập trung tối đa là cách để bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

4.5. Giữ sự tập trung tối đa

Sự tập trung là nền tảng của đa nhiệm, những người làm việc năng suất thường tập trung để hoàn thành công việc họ đang làm ở trong thời điểm nhất định, sau đó mới chuyển đổi sang nhiệm vụ mới. 

Bên cạnh đó, để bản thân có đủ sức khoẻ cũng như năng lượng làm việc, cơ thể và não bộ cũng cần được nghỉ ngơi và phục hồi sau một thời gian căng thẳng. Những cách nghỉ trong khi làm việc thường được áp dụng là phương pháp Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút nghỉ 5 phút) hay phương pháp 52/17 (làm việc tập trung 52 phút và nghỉ 17 phút). 

Trên đây là những thông tin hữu ích về multitasking là gì mà Vua Nệm muốn gửi đến bạn đọc cũng như cách cải thiện multitasking để đạt hiệu quả tốt nhất. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chúc bạn luôn vui khoẻ!

>>>Đọc thêm:

• Sketchnote là gì? Lợi ích và ưu – nhược điểm của phương pháp vẽ Sketchnote
• Effect là gì? Hướng dẫn cách phân biệt Affect và Effect ở trong tiếng Anh