Định luật Parkinson là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Chắc hẳn chúng ta đã từng ít nhất một lần nghe tới định luật Parkinson. Nó được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống, từ học tập đến công việc. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu và biết cách áp dụng định luật này một cách hữu hiệu. Trong bài viết này, Vua Nệm sẽ lý giải chính xác định luật Parkinson là gì và cách quản lý thời gian hiệu quả để bạn hoàn thành công việc tốt hơn.

1. Định luật Parkinson là gì? Nguồn gốc và ví dụ

1.1. Định luật Parkinson là gì?

Được đặt ra bởi nhà sử học, nhà lý thuyết và tác giả người Anh Cyril Northcote Parkinson, Định luật Parkinson là một ý tưởng cho rằng số lượng nhiệm vụ công việc cần hoàn thành sẽ tăng lên tùy thuộc vào thời hạn được cho phép. Nói chính xác hơn thì định luật này đưa ra khẳng định rằng: “Công việc được mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian có sẵn để hoàn thành nó”.

Mọi thứ trở nên khó hoàn thành hơn khi có nhiều thời gian hơn, nhưng nó sẽ được thực hiện nhanh hơn nếu biết cách phân bổ thời gian hợp lý. Như vậy, mức độ phức tạp của một nhiệm vụ có xu hướng tăng lên khi chúng ta có nhiều thời gian hơn.

Ví dụ, bạn được giao một công việc trong thời hạn ba ngày, trong khi thực tế bạn có thể hoàn thiện nó chỉ trong một ngày. Nhưng bạn sẽ không làm việc ngay mà sẽ trì hoãn nó. Thậm chí, bạn sẽ để đến ngày cuối cùng mới bắt đầu làm, khiến thời gian hoàn thành kéo dài đúng 3 ngày như đã được giao.

Khái niệm về định luật Parkinson dựa trên kinh nghiệm của ông trong Cơ quan dân sự Anh – nơi ông làm việc. Nó chủ yếu đề cập đến sự phát triển của bộ máy quan liêu, nhưng hiện nay đã được áp dụng như một nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống.

1.2. Nguồn gốc của định luật Parkinson

Định luật Parkinson không phải là một nguyên tắc khoa học, mà đó là sự quan sát một hiện tượng mà nhiều người đã trải qua. Vì vậy, nó được coi là một câu ngạn ngữ để nói về một hiện tượng của đời sống xã hội mà thôi.

Định luật này được đặt theo tên của Cyril Northcote Parkinson, nhà sử học và tác giả nổi tiếng người Anh. Ông viết định nghĩa Parkinson như lời mở đầu cho bài báo của mình trên tờ The Economist năm 1955. Sau đó, ông viết một cuốn sách về khái niệm này, có tựa đề “Định luật Parkinson: Theo đuổi sự tiến bộ”.

Trong bài báo, Parkinson có ý nhắm đến sự kém hiệu quả của quá trình quan liêu hóa tại Cơ quan Dân sự Anh, nơi ông làm việc. Anh nhận thấy rằng mọi người đều bận rộn suốt ngày nhưng các công việc được hoàn thành thực sự rất ít.

1.3. Ví dụ về định luật Parkinson

Ví dụ nổi tiếng nhất về định luật Parkinson đã được mô tả trong bài báo của ông. Ông chia sẻ câu chuyện về một người phụ nữ rảnh rỗi có nhiệm vụ duy nhất trong ngày là gửi một tấm bưu thiếp cho cháu gái của bà ở Bognor Regis.

Bà ta sẽ mất một giờ để tìm tấm bưu thiếp, một giờ khác để tìm kính, nửa giờ để tìm địa chỉ, một giờ rưỡi để viết bưu thiếp và hai mươi phút để quyết định xem có nên mang theo ô khi đi hay không… Theo cách này, tổng thời gian để gửi một tấm bưu thiếp sẽ mất một ngày, trong khi công việc này thực chất chỉ mất khoảng ba phút mà thôi.

Mặc dù ví dụ này của Parkinson được phóng đại để tạo hiệu ứng hài hước, nhưng nó cũng minh họa rõ ràng, việc dành quá nhiều thời gian để thực hiện một nhiệm vụ đơn giản vô tình sẽ khiến nó trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn bình thường.

Một ví dụ khác, sinh viên thường mất nhiều thời gian để hoàn thành bài tập được giao. Bất kể họ được giao một tuần, một tháng hay cả học kỳ để hoàn thành bài tập, họ đều sẽ hoàn thành nó ngay trước ngày thời hạn.

Tương tự, các nhà thầu công trình xây dựng thường mất nhiều thời gian để hoàn thành một dự án trong thời hạn cho phép. Ngay cả khi họ có thể làm xong dự án trong thời gian ngắn hơn nhưng cuối cùng vẫn kéo dài và trì hoãn cho đến ngày cuối cùng.

Có thể thấy, khi mọi người quyết định thực hiện một công việc nào đó thì thường sẽ mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Trong những tình huống không có thời hạn cụ thể thì chúng ta sẽ càng trì hoàn và kéo dài công việc hơn.

2. Định luật Parkinson có khoa học không?

Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ hơn về định luật Parkinson là gì và nó ra đời như thế nào, vậy định luật này có tính khoa học không?

Parkinson đã chia sẻ một ví dụ về Định luật Parkinson trong thực tế. Đối với hầu hết chúng ta, công việc gửi một tấm bưu thiếp chỉ mất khoảng vài phút. Nhưng vì người phụ nữ này rảnh rỗi không có việc gì khác để làm, nên bà đã dành cả ngày để làm nó.

Các nghiên cứu đã chứng minh rằng Định luật Parkinson là đúng. Trong một nghiên cứu năm 1996, những người tham gia được cho năm hoặc mười lăm phút để hoàn thành một nhiệm vụ có thể dễ dàng hoàn thành trong năm phút. Những đối tượng có nhiều thời gian hơn đã dành gần như toàn bộ thời gian được cho để thực hiện nhiệm vụ.

Một nghiên cứu khác vào năm 1999 cũng có kết quả tương tự. Các đối tượng được cung cấp bốn bộ ảnh để kiểm tra. Một số đối tượng được thông báo rằng bộ ảnh thứ tư đã bị hủy ngay trước khi họ bắt đầu xem xét bộ ảnh thứ ba. Những người này đã dành nhiều thời gian hơn cho bộ ảnh thứ ba nên không kịp xem bộ ảnh thứ tư.

Có thể khẳng định rằng, định luật Parkinson không chỉ là một lý thuyết. Các nghiên cứu đã chứng minh tính khoa học của nó. Và nếu bạn đang cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình trong thời gian ngắn hơn, bạn có thể đang rơi vào những ảnh hưởng tiêu cực của định luật Parkinson.

3. Định luật Parkinson và quản lý thời gian

Về mặt quản lý thời gian, Định luật Parkinson phản bác lại quan điểm cho rằng làm việc chăm chỉ hơn có nghĩa là làm việc tốt hơn. Điều Parkinson muốn nói đến chính là sự lãng phí thời gian. Nếu chúng ta đưa ra mốc thời gian một giờ cho một công việc, chúng ta sẽ hoàn thành nó trong thời gian đó.

Nhưng nếu chúng ta đặt ra mốc thời gian sáu tháng cho một dự án mà lẽ ra nó chỉ kéo dài một giờ, vô tình chúng ta sẽ làm nó trở nên phức tạp quá mức và tạo thêm căng thẳng không cần thiết khi làm việc.

Nguyên tắc bao trùm lý thuyết quản lý thời gian của định luật Parkinson là cần phải ấn định thời hạn chính xác cho các công việc cụ thể. Bằng cách này, chúng ta sẽ khiến mọi việc trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.

Định luật này chỉ ra rằng, đôi khi chúng ta dành quá nhiều thời gian để hoàn thành các công việc một cách không cần thiết. Thực hiện công việc lâu hơn không có nghĩa là làm việc tốt hơn. Phân bổ thời gian và công việc một cách hợp lý sẽ rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo năng suất, hiệu quả hơn.

4. Ứng dụng định luật Parkinson trong quản lý thời gian để tăng năng suất làm việc

Định luật Parkinson không phải là một công thức kỳ diệu hay một quy tắc cố định. Nhưng đó là quan sát mà bạn có thể sử dụng để giúp mình làm việc hiệu quả hơn. Một số chiến lược có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình mà không trở thành nạn nhân của luật Parkinson bao gồm.

4.1. Lên kế hoạch thời gian làm việc chi tiết

Khi bạn có nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, chúng ta rất dễ trì hoãn nó cho đến thời hạn cuối cùng. Nhưng nếu lập kế hoạch thời gian chi tiết cho công việc và đặt ra thời hạn cho bản thân, chúng ta sẽ không bị trì trệ.

Kế hoạch làm việc cần nêu rõ những yếu tố sau:

• Mục tiêu đặt ra là gì?
• Các công việc cần làm là gì?
• Thời gian để thực hiện các công việc trên một cách cụ thể và phù hợp
• Những nguồn lực cần có để thực hiện công việc
• Thời điểm để xem xét lại tiến độ và kết quả từng công việc và nhiệm vụ

Bằng cách lập kế hoạch chi tiết công việc, bạn sẽ thực hiện mọi thứ dễ dàng và nhanh chóng, không lãng phí thời gian.

4.2. Viết ra mục tiêu và thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Viết ra mục tiêu, theo dõi, kiểm tra và ghi lại tiến độ, kết quả bạn đã đạt được. Đảm bảo công việc đang đi đúng hướng để hoàn thành đúng mục tiêu cuối cùng. Bằng cách theo dõi mục tiêu đặt ra, chúng ta sẽ có trách nhiệm hơn với công việc. Đồng thời, nó còn có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về tiến trình, công việc còn lại cần thực hiện.

4.3. Đặt thời hạn chính xác cho một công việc

Không nên đặt ra những thời hạn tùy tiện cho một công việc. Hãy xác định chính xác khoảng thời gian phù hợp với từng nhiệm vụ. Nghĩ xem công việc này sẽ mất bao lâu để hoàn thành và cố gắng thực hiện nó nhanh nhất có thể.

4.5. Xác định nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành, thì cần xác định đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên trước. Bằng cách xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất, bạn có thể đảm bảo rằng mình tập trung vào nó trước tiên và không bị phân tâm vào những công việc không quan trọng khác.

4.6. Sử dụng đồng hồ hẹn giờ

Một cách hiệu quả để quản lý thời gian là sử dụng đồng hồ bấm giờ. Hãy giới hạn từng công việc chỉ được thực hiện trong khoảng 30 phút mỗi ngày. Khi bạn biết rằng mình chỉ có một khoảng thời gian 30 phút để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ cố gắng hoàn thành nó tốt nhất có thể trong thời gian này.

4.7. Chia nhỏ nhiệm vụ

Chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và tự đặt ra thời hạn cho nó sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Khi đối mặt với một dự án lớn khiến mọi người cảm thấy khó khăn và tốn thời gian thực hiện hơn. Chúng ta có thể cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu.

Vì vậy, chia công việc thành những phần nhỏ để giải quyết lần lượt là một giải pháp hiệu quả và dễ quản lý hơn. Chiến lược này có thể giúp bạn làm việc năng suất và đẩy nhanh tiến độ hơn.

4.8. Nghỉ giải lao thường xuyên

Nghỉ giải lao thường xuyên sẽ giúp bạn tránh bị kiệt sức và giữ cho đầu óc luôn tươi mới, tỉnh táo. Làm việc trong khoảng thời gian tràn đầy năng lượng, sau đó nghỉ ngơi khi bạn bắt đầu cảm thấy mất tập trung.

Ở đây, chúng ta có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Với kỹ thuật này, chúng ta chia mỗi nhiệm vụ công việc thành các khoảng thời gian 25 phút. Cứ sau 25 phút, hãy nghỉ giải lao 5 phút. Sau khi kết thúc nhiệm vụ kéo dài 25 phút liên tiếp, hãy nghỉ ngơi từ 15 đến 30 phút.

Hoặc các bạn có thể sử dụng cách thức làm việc kéo dài tới 90 phút, sau đó nghỉ ngơi 15 phút. Chỉ cần đảm bảo sử dụng thời gian nghỉ ngơi đúng cách và không làm gián đoạn công việc, thì khoảng thời gian này sẽ giúp tâm trí luôn sảng khoái. Khi đã nghỉ giải lao xong, bạn sẽ quay trở lại làm việc tập trung và hiệu quả hơn.

Chúng ta vừa tìm hiểu định luật Parkinson là gì và cách quản lý thời gian hiệu quả dựa trên định luật này. Sử dụng Định luật Parkinson sẽ giúp chúng ta không lãng phí thời gian và khiến mọi việc trở nên đơn giản hơn.

Điều này sẽ nâng cao chất lượng công việc, tăng hiệu quả và năng suất lao động. Mặt khác, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những công việc khác, cũng như dành thời gian cho bản thân và gia đình nhiều hơn.

XEM THÊM:

• Định luật Murphy là gì? Một số điều thú vị về định luật Murphy
• 20 quy luật cuộc sống mà bạn nên khắc ghi
• Quy luật 80/20 là gì và tầm quan trọng của nó