Quy tắc Smart là gì? Cách thiết lập quy tắc Smart đạt hiệu quả tối ưu

Thiết lập mục tiêu là cách để bạn xây dựng, theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc hay dự án đạt kết quả tốt nhất. Bằng cách đặt mục tiêu cùng lộ trình rõ ràng, bạn có thể quyết định sử dụng thời gian, nguồn lực tối đa để nhận được kết quả tốt nhất. Một trong những phương pháp được nhiều người áp dụng nhất là quy tắc Smart. Cùng Vua Nệm tìm hiểu những thông tin hữu ích ở trong bài viết này, bạn nhé!

1. Quy tắc Smart là gì? 

Smart là viết tắt của 5 chữ đầu của 5 từ là 

• Specific (Cụ thể)
• Measurable (Có thể đo lường)
• Achievable (Có thể đạt được)
• Relevant (Có liên quan)
• Time bound (Giới hạn về thời gian thực hiện).

Theo đó, quy tắc Smart là bộ tiêu chí cụ thể được thiết lập nhằm đảo bảo mục tiêu của bạn trong một khung giờ nhất định. 

2. Công thức đặt mục tiêu Smart

Mục tiêu Smart được đặt theo công thức như sau: 

• Mục tiêu đạt được [mục tiêu có thể định lượng được] trước [thời hạn thời gian]
• [Nhóm chủ chốt] hoàn thành mục tiêu này bằng cách [cách thức và các bước thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Hoàn thành mục tiêu [Kết quả hoặc lợi ích]

3. Quy tắc Smart mang đến lợi ích gì? 

Việc sử dụng quy tắc Smart đặt ra ranh giới và giúp bạn xác định được các bước cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết để đạt được điều đó, các cột mốc để biết tiến trình trong suốt chặng đường. Với những mục tiêu Smart, bạn có nhiều khả năng đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả, nhanh chóng. Theo đó, mỗi thành phần trong Smart đều mang đến lợi ích nhất định 

• Specific: Giúp bạn biết bản thân đang hướng đến mục tiêu gì, muốn đạt được điều gì sau khi hoàn thành mục tiêu, thực hiện mục tiêu đó thế nào?
• Measurable: Mục tiêu nằm ở mức độ nào, cần đạt được mức bao nhiêu?
• Achievable: Bản thân có thể đạt được mục tiêu không? Mục tiêu khiến bản thân nản chí hay bỏ cuộc giữa chừng không?
• Realistic: Bản thân có đầy đủ điều kiện thực hiện mục tiêu không? Những gì bản thân đang không phù hợp với tình hình thực tế: 
• Time bound: Mục tiêu này sẽ thực hiện trong bao lâu? Mốc thời gian kết thúc và thời gian như vậy đã phù hợp hay chưa? 

Hiện nay, quy tắc Smart được sử dụng ở rất nhiều doanh nghiệp lớn góp phần giúp hoàn thiện tốt hơn quy trình kinh doanh. Bằng cách thiết lập mục tiêu phù hợp ở từng thời điểm, họ sẽ có được hướng đi chính xác, tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ. 

Nguyên tắc này cũng áp dụng để vạch ra thị trường mục tiêu của doanh nghiệp, vạch ra những cột mốc của thị trường, từ đó tiến sâu hơn vào thị trường mục tiêu. 

4. Hướng dẫn cách thiết lập quy tắc Smart

Thiết lập quy tắc Smart đòi hỏi bạn phải xác định từng thành phần trong số 5 thành phần trên để xây dựng mục tiêu có thể đo lường, bao gồm chính xác những gì cần hoàn thành, cách thực hiện cùng khoảng thời gian cụ thể để thành công. Cách tiếp cận này giúp loại bỏ suy nghĩ chung và phỏng đoán, đặt ra mốc thời gian rõ ràng, giúp cho việc theo dõi tiến độ và xác định các mốc đã bị bỏ lỡ dễ dàng hơn rất nhiều. 

4.1. S – Specific: Cụ thể

Để đạt được mục tiêu có hiệu quả, mục tiêu đó cần phải cụ thể, đó là:

• Mục tiêu nào đang cần được hoàn thành
• Tại sao mục tiêu này lại trở nên quan trọng
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm về nó
• Cách thức cùng những bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu

Ví dụ: Mục tiêu là tăng lượng người dùng hàng tháng cho ứng dụng di động, điều này được thực hiện bằng cách tối ưu hoá danh sách cửa hàng ứng dụng, tạo ra quảng cáo trên mạng xã hội nhắm mục tiêu cho nền tảng xã hội khác nhau.

4.2. M – Measurable: Có thể đo lường được

Việc định lượng mục tiêu dựa trên con số cụ thể sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và xác định thành công hay hiệu suất công việc. 

Ví dụ: Tăng người dùng hàng tháng ứng dụng di động lên 1.000 người dùng mỗi tháng. Điều này được thực hiện bằng việc tối ưu hoá danh sách cửa hàng ứng dụng, tạo quảng cáo ở trên mạng xã hội được nhắm mục tiêu cho 4 nền tảng truyền thông là: Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin.

4.3. A – Achievable: Có thể đạt được

Khả năng đạt được có nghĩa là đảm bảo mục tiêu của bạn phải khả thi và nằm trong năng lực, nguồn lực nhất định. 

Ví dụ như: Tăng người dùng hàng tháng của ứng dụng di động lên 1.000 người dùng vào mỗi tháng. Khi xem xét về khối lượng công việc khá khó khăn. Vậy nên họ đã quyết định mở rộng 3 mạng xã hội có nhiều khả năng tìm được khách hàng mới nhất: Facebook, Twitter, Instagram.

4.4. R – Relevant: Có liên quan

Mục tiêu cần phải đi kèm cùng lợi ích cụ thể, khi xác định được lợi ích chính này, hãy kết hợp chúng vào mục tiêu Smart để tất cả người thực hiện nhắm bắt bức tranh toàn cảnh hơn. 

Ví dụ: Tăng người sử dụng hàng tháng trên ứng dụng di động lên 1.000 người dùng mỗi tháng. Lợi ích chính là tăng lợi nhuận nhờ lượng người dùng sử dụng sản phẩm lâu hơn ở trên thiết bị động – Điểm chuyển đổi chính là những đăng ký khách hàng trả ví. Họ biết rằng ứng dụng sẽ trở thành động lực to lớn cho lòng trung thành khách hàng, đồng thời mục tiêu này có ý nghĩa quan trọng đối với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. 

4.5. T – Time bound: Giới hạn về thời gian thực hiện

Thành phần cuối cùng Smart là chúng phải có giới hạn thời gian, đây là một phần quan trọng để đo lường thành công.

Ví dụ: Tăng số lượng người dùng hàng trên ứng dụng di động lên 1.000 người mỗi tháng trong quý 1 năm 2023. Điều này được thực hiện bằng cách tối ưu hoá danh sách cửa hàng ứng dụng, tạo quảng cáo truyền thông xã hội được nhắm mục tiêu để bắt đầu chạy vào thời điểm tháng 2 năm 2023 trên 3 nền tảng truyền thông xã hội: Facebook, Twitter, Instagram. 

Hãy thiết lập quy tắc Smart dựa trên mục tiêu Marketing, mục tiêu này sẽ quyết định thời gian cụ thể để thực hiện. Hãy thiết lục mục tiêu Smart rõ ràng, không nên đặt mục tiêu chung chung, không thể đo lường và không có một mốc thời gian cụ thể. Đó là cách gây lãng phí thời gian, không đem lại hiệu quả. 

5. Nguyên tắc đặt mục tiêu Smart

Nguyên tắc đặt mục tiêu Smart sẽ bám vào 5 thành phần là Specific, Measurable, Achievable, Realistic và Time-bound:

• Định hình ý định: Dựa vào những tiêu chí phân tích ở trên, hãy định hình mục tiêu cho mình, cần bám sát vào 5 thành phần Smart để có mục tiêu thực tế và khả thi
• Viết mục tiêu ra giấy: Viết những gì mình sẽ thực hiện ra giấy và dán ở bất cứ nơi nào để nhìn và thường xuyên bắt gặp nhất. Cách này sẽ nhắc nhở, tạo động lực để chúng ta thực hiện mục tiêu. 
• Xây dựng kế hoạch chi tiết cho những mục tiêu: Chia nhỏ mục tiêu bằng việc tính toán xem mỗi ngày, tuần, tháng cần làm những việc nào cụ thể, việc này nhằm rút ngắn thời gian cùng khoảng cách để đạt ra mục tiêu. 

Với quy tắc Smart, bạn có thể đặt ra mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được và có ý nghĩa, đồng thời tạo động lực, kế hoạch hành động và những hỗ trợ cần thiết để đạt được chúng. Mặc dù những mục tiêu có thể là thách thức nhưng việc sử dụng khung Smart sẽ giúp bạn đạt được thành công như mong muốn. 

>>>Đọc thêm:

• Deadline là gì? Tầm quan trọng của Deadline và cách chạy deadline hiệu quả
• Sketchnote là gì? Lợi ích và ưu – nhược điểm của phương pháp vẽ Sketchnote